Teams 휴가 시스템 구축 - Microsoft 365 (Automate 자동화, Power Apps 연동)

Microsoft 365 기반 휴가 신청 및 승인 자동화 시스템 구축 기록

휴가 시스템 다이어그램

직장 내에서 휴가를 관리하는 일은 생각보다 복잡한 작업인 것 같습니다. 누가 언제 휴가를 갔는지, 대기 중인 요청은 어떤 것인지, 승인자는 어떻게 확인하고 처리할 수 있는지 등 여러 절차가 수작업으로 진행되면 누락이나 중복, 혼선이 발생하기 쉽습니다.

우리 회사는 이전까지 노션을 활용해 팀원들의 연차 및 휴가 일정을 공유해왔습니다. 모두가 자유롭게 수정 가능한 구조였기 때문에, 다른 사람의 휴가 일정을 확인하는 데에는 편리했지만 승인 절차가 없고, 데이터 변경의 위험성이 있다는 점에서 개선이 필요했습니다.

이런 문제를 해결하고자, Microsoft 365의 다양한 앱을 연동하여 휴가 신청과 승인 절차를 자동화하는 시스템을 구축하게 되었습니다.

시작하기에 앞서 Microsoft 365 Business 계정 이상 라이선스가 있어야 이용하실 수 있습니다. 

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시스템 개요

본 시스템은 Microsoft Forms, Power Automate, Excel Online, SharePoint List, Power Apps, Teams 등 M365 생태계 안의 툴들을 연결해 구현했습니다.

• 휴가 신청은 Forms에서 이루어지고,
• 신청 데이터는 Excel Online과 List에 저장되며,
• Power Automate가 전체 흐름을 자동으로 제어합니다.
• 사용자 인터페이스는 Power Apps를 통해 제공하며,
• 모든 접근과 알림은 Teams를 통해 연결됩니다.

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사용한 도구 및 역할

Forms	사용자의 휴가 신청 입력
Excel Online	신청 내역 및 휴가 현황 데이터 관리
MS List	Power Apps와 연동되는 구조화된 데이터 저장소
Power Apps	사용자에게 휴가 현황 및 신청 내역 UI 제공, 휴가 취소 기능
Power Automate	신청–승인 전 과정 자동화, 승인 여부에 따른 분기 처리, 알림 전송
Teams	신청 탭, 알림, 승인 요청 등 사용자 접근성과 커뮤니케이션 채널 역할

 

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프로세스 요약

1. Power Apps
   사용자는 Power Apps를 통해 본인의 휴가 현황 및 신청 내역을 확인하고, 승인 대기 중인 휴가 신청을 취소할 수 있습니다.
   

   

   Power Apps UI 휴가 현황 체크

2. Forms (휴가 신청)
   사용자는 Teams 탭에서 Forms로 휴가 신청서를 작성합니다.
   

   

   휴가 신청 Forms

3. Power Automate Flow 작동
   
   • Forms 데이터를 수신하여 자동 플로우 시작
   • 신청 내역을 Excel Online 및 SharePoint List에 기록
   • 신청 상태에 따라 승인 요청 프로세스 시작
   • 승인 절차 중 사용자가 신청을 취소할 경우 예외 처리 로직 적용
   • 승인자에게 Teams 알림 및 승인 요청 전송
   • 승인 여부에 따라 데이터 업데이트 및 사용자 알림
     • 승인: Excel 및 List 업데이트 + Teams 알림 + Outlook 메일 + 캘린더 등록
     • 거절: 동일하게 Teams 및 메일 알림
4. 휴가 데이터 관리
   • Excel Online 으로 데이터 적재,
   • Excel Online <-> SharePoint List 데이터 주기적으로 동기화 (Automate 사용)

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도입 후기

Microsoft의 통합 생태계는 기대 이상이었습니다. 단순히 Excel이나 SharePoint List에 데이터를 저장하면, 그 데이터를 Power Apps, Automate, Teams 등 다양한 앱과 연결해 UI 생성, 승인 처리, 알림 전송 등 거의 모든 작업을 코드 없이 구현할 수 있었습니다.

특히 사용자의 입장에서도 접근성이 좋고, 별다른 교육 없이도 직관적인 인터페이스를 통해 쉽게 적응할 수 있었던 점이 인상적이었습니다. 한 번 구축해두면 운영이 매우 효율적이고 안정적이라는 것도 큰 장점이었습니다.

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추가로 생각해볼 개선점

• 캘린더(Outlook/Google) 자동 등록은 현재 단순 구현 상태인데, 사용자 개별 동기화를 고려한 고도화가 필요함
• Power Apps에서 휴가 신청도 함께 받는 구조로 통합하면 UI 일원화 가능
• 연차 통계, 사용률 분석 기능 추가 시, Power BI 연동 고려 가능

휴가 시스템 로직